Priorização de projetos: o diferencial competitivo que precisa de método e metodologia

30 DE JULHO DE 2020

Um dos grandes diferenciais das empresas hoje em dia, neste contexto de abundância de recursos tecnológicos e financeiros, é a capacidade de alinhar seus projetos de TI com suas estratégias de negócios. Em resumo, é saber qual projeto desenvolver e quando, fazendo uma equilibrada gestão da carteira de projetos.

Mapear as demandas e prioridades em se tratando de projetos é essencial para a melhoria da gestão, a tomada de decisões, a qualidade das entregas e a produtividade. As organizações empresariais, sejam elas de qualquer porte, precisam saber priorizar seus projetos para se manterem competitivas.

Todos sabem que algumas atividades precisam ser executadas antes de outras, mas definir a cronologia do trabalho não pode ser uma ação intuitiva ou descolada das necessidades comerciais, de marketing ou de outro departamento dentro da empresa. Pelo contrário, a priorização de projetos necessita ser feita a partir da adoção de um ou mais métodos que garantam a realização das atividades certas, no tempo certo e com o esforço certo.(/p>

Geralmente, o responsável por essa definição é o escritório de projetos (PMO), que pode estar dentro da empresa ou ser terceirizado, assim como os projetos de TI. É ele que vai adotar as boas práticas e garantir a utilização das metodologias, modelos e ferramentas necessárias para a realização dos projetos, além de cumprir as diretrizes e políticas de governança.

Mas com base em quê o PMO faz a gestão da carteira de projetos? Como ele prioriza os projetos da organização, definindo qual será realizando antes e qual pode ficar para depois? Há algumas metodologias para isso, e estas são as principais delas:

1. Matriz Básico: cada letra da palavra básico corresponde a um critério (Benefício para a empresa, Abrangência dos resultados, Satisfação do cliente interno, Investimento necessário, Cliente externo satisfeito, Operacionalidade simples). Cada item recebe uma nota de 1 a 5, e o projeto que obtiver a maior nota torna-se prioritário para a empresa.
2. GUT: os itens aqui são Gravidade, Urgência e Tendência. Cada item recebe uma nota, e quanto maior a nota do projeto, maior sua prioridade.
3. Rice: do inglês Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço). Mais uma vez, cada item ganha uma nota, mas a conta para definir a prioridade de cada projeto é diferente: R x I x C / E.
4. Custo x Benefício: indica o valor de um projeto e sua relação com o resultado esperado. Veja a figura:


Nesse caso, a lógica das cores é a seguinte:

• Vermelho: pior resultado (custo alto e benefício baixo)
• Amarelo: intermediário (custo alto e benefício alto)
• Verde: intermediário (projeto de baixo custo e benefício baixo)
• Azul: melhor opção (custo baixo e benefício alto)
5. Eisenhower: urgência e importância não são a mesma coisa. Projetos urgentes são realizados em menos tempo, ao passo que os importantes trazem um impacto maior nos resultados. Veja o gráfico:

6. Esforço x Impacto: leva em consideração tempo e o trabalho gastos para realizar uma tarefa e o impacto que ela trará. A dinâmica é mais ou menos a mesma da matriz de custo x benefício, ou seja: há ações fáceis que trazem ótimos resultados; há aquelas que geram grandes resultados, mas também demandam muitos esforços; há atividades que são fáceis, porém geram um impacto baixo, e há aquelas que são difíceis de realizar e não geram impactos, devendo, portanto ser descartadas.

Adotar um dos métodos de priorização de projetos beneficia toda a empresa, promovendo clareza, agilidade e resultados. A adoção de um ou outro vai depender de qual é o foco, se é financeiro, no tempo ou nos resultados.